Inventúra a inventarizácia v podniku: Aký je jej význam?

Inventúra a inventarizácia patria medzi základné nástroje riadenia majetku a zásob v podniku. Dôležité sú nielen pre samotné účtovníctvo, ale aj pre zabezpečenie plynulého a efektívneho chodu firmy. Oba pojmy znejú veľmi podobne a mnohí si ich často mýlia. Každý však označuje niečo iné. Čo vlastne znamenajú inventúra a inventarizácia a ako ich správne vykonať?

V článku Inventúra a inventarizácia v podniku: Aký je jej význam? sa dočítate:

• Čo je inventúra a inventarizácia?
• Fyzická inventúra
  
• Dokladová inventúra
  
• Kombinovaná inventúra
  
• Zákonná povinnosť spojená s inventúrou
  
• Ako sa robí inventúra?
• Inventúra majetku, tovaru a skladu
  
• Vzor inventúry

Čo je inventúra a inventarizácia?

Inventarizácia je proces, počas ktorého účtovná jednotka, napríklad podnik, kontroluje stav majetku a záväzkov a zisťuje, či zodpovedá skutočnosti. Spravidla sa vykonáva v deň, keď sa zostavuje riadna alebo mimoriadna účtovná závierka. Existujú však výnimky, ktoré sa spájajú s dlhodobým hmotným majetkom a zásobami.

Inventarizáciu hmotného majetku môžete robiť aj v inej lehote, ktorá ale nie je dlhšia ako štyri roky. V prípade zásob platí, že ich stav musíte preukázať v deň účtovnej závierky, no fyzickú inventúru môžete robiť aj v iné dni počas účtovného obdobia.

Pre lepší prehľad prikladáme tabuľku s informáciami, ako často je potrebné robiť inventarizáciu v závislosti od typu majetku.

Inventarizáciu delíme do piatich častí, ktorými sú:

• inventúra,
• porovnanie účtovného a skutočného stavu,
• vyčíslenie a zaúčtovanie inventarizačných rozdielov,
• posúdenie reálnosti ocenenia majetku a záväzkov v účtovníctve so skutočnosťou,
• zhotovenie inventarizačného zápisu.

Rozdiel medzi inventúrou a inventarizáciou je v tom, že inventúra je jedným z viacerých krokov, ktoré sa robia v rámci inventarizácie. Vykonáva sa preto, aby ste zistili, aký je skutočný stav majetku, záväzkov a vlastného imania.

Existuje niekoľko druhov inventúr, ktorými sú:

• fyzická,
• dokladová,
• kombinovaná.

Fyzická inventúra

Pri fyzickej inventúre sa kontroluje reálny stav hmotného majetku a zásob v podniku. Jej súčasťou býva váženie, prepočítavanie a meranie tovaru, materiálu či hotových výrobkov, ktoré sa nachádzajú napríklad v skladoch alebo predajni.

Fyzická inventúra sa používa predovšetkým na kontrolu dlhodobého hmotného majetku, krátkodobého finančného majetku (napr. hotovosť, ceniny), zásob a v niektorých prípadoch aj na overenie dlhodobého finančného majetku, ak má fyzickú, napríklad listinnú podobu.

Dokladová inventúra

Dokladová inventúra sa využíva najmä pri majetku, ktorý nie je možné odvážiť alebo odmerať. To znamená pri pohľadávkach, záväzkoch, opravných položkách, rezervách alebo finančných prostriedkoch nachádzajúcich sa na bankových účtoch.

Súčasťou dokladovej inventúry je kontrola účtovných záznamov s príslušnými dokladmi, ako sú faktúry, bankové výpisy alebo zmluvy.

V spojitosti s dokladovou inventúrou sa môžete stretnúť aj s tzv. odsúhlasením pohľadávok a zostatkov. Týmto dokumentom požiadate dodávateľov alebo odberateľov, aby vám potvrdili, že uvedené neuhradené položky sú správne.

Kombinovaná inventúra

Spája oba typy inventúr – fyzickú aj dokladovú. To je aj dôvod, prečo je časovo najnáročnejšia. Na druhej strane, jej veľkým plusom je to, že je hĺbková a komplexná. Poskytuje tak najlepší prehľad o stave majetku.

Zákonná povinnosť spojená s inventúrou

Povinnosť robiť inventúru majetku a inventarizáciu vychádza zo zákona o účtovníctve č. 431/2002 Z. z. Podľa neho ich musia vykonávať všetky účtovné jednotky nehľadiac na to, či účtujú v sústave jednoduchého, alebo podvojného účtovníctva. Takýmto spôsobom preukazujú, že stav ich majetku, imania a záväzkov zodpovedá skutočnosti.

Ako sa robí inventúra?

Postup inventúry skladu nie je náročný. Dôležité je však vedieť, aké kroky sú jeho súčasťou, aby ste náhodou niečo nevynechali.

Ako prvé budete potrebovať Vnútorný predpis o inventarizácii. Povinnosť vypracovať ho vyplýva zo zákona o účtovníctve. Mali by sa v ňom nachádzať informácie ako je časový harmonogram inventarizácie či spôsob účtovania rozdielov.

Následne je kľúčové vybrať si správny čas. Inventúru zásob môžete robiť kedykoľvek počas účtovného obdobia, takže je na vás, kedy sa do nej pustíte. Zvyčajne sa odporúča naplánovať ju na obdobie po Vianociach, väčších výpredajoch alebo pred začatím novej sezóny.

Pred inventúrou nezabúdajte ani na zadefinovanie majetku, ktorý budete kontrolovať, a zhotovenie časového plánu. Odhadnite, koľko vám bude celý proces trvať a uistite sa, že máte dostatok pracovníkov. Okrem toho počítajte s tým, že ak inventúra trvá dlhšie, napríklad niekoľko dní, môže mierne obmedziť prevádzku firmy.

Pri inventúre je dobré držať sa aj týchto pravidiel:

• Zvoľte si spôsob vykonávania inventúry – klasikou je papierový zoznam, v ktorom sú uvedené informácie ako názov produktu a jeho počet. Na základe neho pracovníci zisťujú, či informácie zo systému sedia s reálnym počtom. Nevýhodou tejto metódy je riziko, že pracovník bude zámerne počítať práve ten počet kusov produktu, ktorý vidí na zozname zo skladového hospodárstva. Objektívnejším riešením, ako realizovať inventúru, je tzv. „slepý nápočet“, kedy pracovník nemá vopred podklad k inventovaným položkám. Nevie teda, koľko kusov z akého druhu eviduje firma v skladovom systéme. Po vytvorení databázy fyzicky nájdeného tovaru alebo materiálu príde jeho porovnanie s účtovným stavom. V rámci tejto metódy je dnes už samozrejmosťou realizácia inventúry formou skenovania čiarových kódov a vytvorenia digitálnej databázy.
• Zamestnancom dajte presné pokyny – pracovníkov informujte o tom, aký tovar majú kontrolovať, aké informácie je potrebné sledovať (napr. dátum exspirácie), v akých jednotkách tovar evidovať a podobne.
• Spravte si aj účtovnú prípravu – pred začatím inventúry ukončite príjem a výdaj a uistite sa, že v účtovnom systéme máte zaúčtovaný všetok tovar.
• Sklad a prevádzku upracte – miesto, kde budete robiť inventúru, dôkladne upracte. Ak je nejaký tovar v uličkách, umiestnite ho na príslušný regál. V prípade, že sa u vás nachádza aj majetok, ktorý vám nepatrí, označte ho. Vyhnete sa tak zbytočným komplikáciám.

Prečítajte si tiež: Skladové hospodárstvo a evidencia: Všetko čo by ste o ňom mali vedieť

Ak nemáte dostatok pracovníkov alebo časové kapacity, inventúru za vás môžu vykonať aj špecializované firmy. Tie presne vedia, ako postupovať, vďaka čomu budete mať kontrolu skladu a prevádzky hotovú oveľa rýchlejšie.

Inventúra majetku, tovaru a skladu

Počas inventúry skladu, majetku či tovaru sa vytvárajú dva dokumenty, ktorými sú inventúrny súpis a inventarizačný zápis.

Inventúrny súpis zabezpečuje preukázateľnosť účtovníctva. Podľa zákona musí obsahovať tieto údaje:

• obchodné meno alebo názov účtovnej jednotky,
• deň začatia inventúry a deň jej ukončenia,
• stav majetku s uvedením jednotiek množstva a ceny,
• miesto uloženia majetku,
• meno, priezvisko a podpis hmotne zodpovednej osoby,
• zoznam záväzkov a ich ocenenie,
• zoznam skutočného stavu rozdielu majetku a záväzkov,
• odporúčania na posúdenie reálnosti ocenenia majetku a záväzkov k dátumu, ku ktorému sa účtovná závierka zostavuje,
• meno, priezvisko a podpis osôb zodpovedných za zistenie skutočného stavu majetku, záväzkov a rozdielu,
• poznámky.

Informácie o tovare, zásobách či záväzkoch, ktoré sa zistili počas inventúry majetku a uviedli sa do inventúrnych súpisov, sa porovnávajú s údajmi v účtovníctve. Výsledky porovnania sa následne zapisujú do inventarizačných zápisov.

Inventarizačný zápis preukazuje vecnú správnosť účtovníctva a musí obsahovať:

• obchodné meno alebo názov účtovnej jednotky,
• výsledky vyplývajúce z porovnania skutočného stavu majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov s účtovným stavom,
• výsledky vyplývajúce z posúdenia reálnosti ocenenia majetku a záväzkov,
• meno, priezvisko a podpis osoby zodpovednej za vykonanie inventarizácie.

Ak údaje z inventúry tovaru nesedia s údajmi v systéme, vzniká inventarizačný rozdiel, ktorý má dve podoby:

• Manko – skutočný stav je nižší ako ten v účtovníctve, pričom ho nie je možné preukázať účtovným záznamom. V spojitosti s peňažnými prostriedkami a ceninami sa označuje ako schodok.
• Prebytok – skutočný stav je vyšší ako ten v účtovníctve a nie je možné preukázať ho účtovným záznamom.

Vzor inventúry

Vzory inventúry skladu či majetku, ktoré nájdete na internete, vám vedia ušetriť veľa času aj energie. Mnohé sú zhotovené v Excel tabuľkách, takže sa ľahko používajú a viete si ich prispôsobiť, napríklad pridať stĺpce alebo riadky navyše.

Veľmi praktické a prehľadné vzory na inventúru skladových zásob má napríklad spoločnosť Microsoft. Na jej webovej stránke sú desiatky šablón, ktoré si viete bezplatne stiahnuť.

Inventúra majetku a pohľadávok je dôležitá, no okrem nej nezabúdajte ani na ďalšie povinnosti, ktoré zaručia plynulý chod firmy, ako je napríklad audit inventúr alebo cenoviek.